Sledování výše záloh a úhrad za ně je velmi důležitou součástí práce výboru, předsednictva i správcovské firmy.

Na základě zvyšování cen služeb a včasné komunikace je možné se dopředu připravit a neřešit vše až v rámci ročního vyúčtování, kdy nedoplatky mohou způsobit, že se ocitnete vy i vaši sousedé ve velmi složité situaci.
Například u SVJ rozhoduje o výši záloh společenství. Při tvorbě rozpočtu je nutné pátrat po pravidlech, kde jsou stanoveny podrobnosti nad rámec zákona.

Abychom uměli správně stanovit zálohy, potřebujeme ještě znát fungování vyúčtování.

Po celý rok jsou každý měsíc placeny zálohy a po provedení vyúčtování byl pro konkrétní jednotku v domě zjištěn buď přeplatek, nebo nedoplatek. Nedoplatek vzniká, pokud bylo na zálohách zaplaceno méně, než činí rozúčtováním zjištěná výše nákladů.

Vyúčtování musí uvádět skutečnou výši nákladů na služby v členění podle poskytovaných služeb. Uvedeny musí být i celkové výše přijatých měsíčních záloh. Výše případných rozdílů ve vyúčtování má být „zřejmá a kontrolovatelná“.

Službami se rozumí třeba dodávka tepla a centralizovaného poskytování teplé vody, provoz výtahu, osvětlení společných prostor v domě, úklid společných prostor v domě, dodávka vody a odvádění odpadních vod.

A nakonec termíny a lhůty:

vyúčtování by měl příjemce služeb obdržet nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období, nově mají související regule obsahovat výslovné ustanovení, že na splatnost nedoplatku na zálohách za služby nemají vliv vady rozúčtování, jež nevedou k chybnému určení výše nedoplatku. Splatnost přeplatku nebo nedoplatku určuje zákon, musí proběhnout nejpozději ve lhůtě 4 měsíců ode dne doručení vyúčtování příjemci služeb. Pokud je tedy zúčtovacím obdobím kalendářní rok, vlastník bytu v případě SVJ dostává vyúčtování do konce dubna a splatnost přeplatku nebo nedoplatku je na konci srpna.