Po každém shromáždění SVJ je dle zákona povinné vyhotovit a sestavit zápis z této schůze. Tato povinnost je často obsažena i ve stanovách SVJ. Jaké jsou tedy klíčové náležitosti zápisu a jak postupovat při jeho vypracování?

Vyhotovení zápisu
Zodpovědnost za vyhotovení zápisu nese statutární orgán SVJ, což je buď výbor, nebo předseda SVJ. Tato povinnost platí i v případě, že shromáždění bylo svoláno samotnými vlastníky. Pokud výbor nebo předseda nemohou zápis vyhotovit, přebírá tuto povinnost předsedající schůze. Úloha zapisovatele je tak spíše pomocná, nikoli zodpovědná. Zápis by měl být vypracován do 30 dnů od skončení schůze, přičemž tato lhůta může být stanovami upravena.

Obsah zápisu
Zápis ze shromáždění SVJ musí obsahovat základní informace, jako je identifikace svolavatele, datum a místo konání schůze, jméno předsedajícího a případně dalších zvolených činovníků, jako je zapisovatel nebo ověřovatel zápisu. Dále by měl zápis zahrnovat přijatá usnesení včetně počtu hlasů pro, proti a zdržení se. Tyto údaje mohou být vyjádřeny buď zlomkem podílů vlastníků, nebo procentem.
Kromě těchto informací je důležité, aby zápis obsahoval kopie pozvánky, prezenční listinu a případně další dokumenty související s odhlasovanými usneseními. V případě sporů může být zápis použit jako důkazní prostředek, například u soudu při napadení platnosti usnesení.

Právní důsledky a časté chyby
Zápis má důležitou funkci nejen jako dokumentace schůze, ale i jako důkazní prostředek. Chyby v zápisu, jako je nesprávné počítání hlasů, nejasně popsaná rozhodnutí nebo nedodržení programu podle pozvánky, mohou vést k vážným problémům. Například při nesprávně zformulovaném usnesení o měsíčních platbách může dojít k situaci, kdy členové SVJ nebudou mít povinnost tyto platby hradit, což by mělo negativní dopad na finanční stabilitu SVJ. Další komplikace mohou nastat při změnách v obchodním rejstříku nebo při schvalování úvěrů, kde formální nesprávnosti mohou vést k právním sporům.

Nahlížení do zápisu
Každý člen SVJ má právo nahlížet do zápisů za podmínek stanovených stanovami, přičemž toto právo nelze vyloučit ani omezit. Pokud zápis není vyhotoven vůbec, neznamená to automaticky neplatnost přijatých usnesení. Nicméně členové SVJ mohou podat návrh soudu, aby dočasně zakázal jednání podle takových rozhodnutí, pokud se se zápisem nemohli seznámit.

Závěr
Je klíčové, aby zápisy ze shromáždění SVJ byly vypracovány pečlivě a s ohledem na všechny formální náležitosti. Tím se předejde možným komplikacím a právním sporům, které by mohly ohrozit stabilitu a fungování společenství vlastníků jednotek.